La struttura in cui vengono memorizzati e organizzati i dati e i documenti viene completamente personalizzata a seconda delle esigenze dell’azienda, così come le logiche secondo cui i valori vengono messi in relazione tra di loro.

Si possono definire dettagliatamente le autorizzazioni che gli utenti hanno su dati e documenti, assegnandole ai singoli oppure ai gruppi. È possibile determinare il livello di accesso e le operazioni che possono essere effettuate sulla base della tipologia e dello stato del documento.

Le modifiche apportate ai documenti memorizzati vengono gestite autonomamente dal sistema attraverso le revisioni che consentono di mantenere lo storico dei cambiamenti effettuati e degli utenti che li hanno apportati.

È possibile definire le interazioni tra i dati e gli utenti in base ai processi disegnati dal management. Il sistema stesso garantisce automaticamente le attività che gli utilizzatori devono svolgere, inviando i task agli specifici destinatari con la lista dei relativi compiti. Il sistema guida e assiste l’utente all’espletamento dei compiti, minimizzando così gli errori e rendendo più efficiente il lavoro.

È possibile monitorare in qualsiasi momento lo stato dei processi e visualizzare i task assegnati e svolti, vedere i tempi di inserimento e completamento per individuare eventuali criticità oppure valutare le prestazioni.