La gestione del lavoro è come gestisci tutto ciò che deve essere fatto quando inizi a lavorare. Qualunque cosa.

Assegnare le priorità e completare attività regolari, comunicare, collaborare ai progetti, assegnare responsabilità, approvare, risolvere i problemi dei clienti, tutto va nella gestione del lavoro.
Mentre ciò che è incluso nella gestione del lavoro non è cambiato molto negli ultimi 100 anni, gli strumenti che usiamo per fare queste cose sono cambiati radicalmente. E gli ultimi 10 anni hanno presentato una drammatica battaglia di potere che potrebbe essere pronta per un colpo di scena molto importante.

Cosa include la gestione del lavoro?

Gli esperti del BPM sanno che i processi costituiscono una parte significativa del lavoro.
I processi sono le parti prevedibili, codificabili e ripetitive di ciò che accade in un’azienda. Alcune persone trascorrono la maggior parte della giornata nei processi, completando le attività, dando approvazioni o inviando gli articoli al passaggio successivo in linea.
Ma ci sono molte persone che trascorrono solo una frazione del loro tempo in questi tipi di processi prevedibili.
I progetti sono un tipo di lavoro molto diverso. Nei progetti, le attività e le tempistiche di solito sono ancora prevedibili (o almeno pianificate), ma non sono ripetitive e passare molto tempo a programmare in un flusso di lavoro è una perdita di tempo per qualcosa che verrà gestito solo una volta.
I casi sono un altro tipo di lavoro. I casi spesso includono la gestione dei ticket di assistenza o l’elaborazione delle richieste di risarcimento. I casi sono ripetitivi, ma ognuno viene gestito in un modo unico che non può essere previsto all’avvio del caso.
I percorsi per i casi devono essere molto flessibili, ma è comunque possibile fornire una struttura attorno ad esso per aiutare a chiudere gli oggetti.
Infine, esiste una gestione delle attività che include la gestione e l’assegnazione di priorità alle attività tra tutti gli altri tipi, nonché la gestione di attività ad-hoc che non sono correlate ad altri lavori.
Per realizzare ognuno di questi tipi di lavoro, è necessario anche un modo efficace per comunicare, collaborare e condividere informazioni e dati.

Le gestione del lavoro nel tempo…

Nei secoli prima che ogni dipendente avesse un computer, come è stato gestito tutto questo lavoro? I processi potevano essere documentati in un manuale cartaceo o in una lista di controllo. I progetti coordinati con incontri di persona in cui qualcuno ha scritto delle note. La comunicazione è stata fatta andando nell’ufficio di qualcuno, facendo una telefonata, o addirittura tramite lettera. Conoscenza e dati venivano archiviati in grandi schedari o nella memoria di qualcuno.

Tutto sommato, il lavoro è stato gestito in modo abbastanza efficiente, specialmente se l’intero ufficio si trovava nello stesso posto. In effetti, alcuni potrebbero dire che per team ristretti, co-individuati e di piccole dimensioni, molti dei nostri progressi tecnologici non migliorano molto le cose. I primi utilizzatori della tecnologia aziendale hanno iniziato a usare la posta elettronica negli anni ’80 e nei primi anni ’90. Questo ha permesso di connettersi rapidamente su lunghe distanze e ha fornito un’ottima soluzione per la parte relativa alla comunicazione della gestione del lavoro.

Ma man mano che la funzionalità di posta elettronica cresceva con la possibilità di allegare file, le e-mail sono diventate lo status quo del software di collaborazione.

Le mail vengono utilizzate come supporto per il software di gestione dei progetti per coordinare le approvazioni e per gestire le attività impostando le cartelle da gestire.

In appena un decennio o due, l’e-mail è diventata l’indiscussa dominatrice di quasi tutta la gestione del lavoro. Tanto che la prima cosa che i lavoratori fanno ancora oggi appena arrivano in ufficio è aprire la loro casella di posta e mantenerla aperta tutto il giorno.
L’email è diventata la soluzione a tutto per il lavoro.
Ma l’impero delle email non è durato a lungo.

La sua incapacità di convalidare i dati in arrivo e tracciare lo stato corrente, lo rende uno strumento inadatto ai processi. I progetti non possono essere gestiti perché i file condivisi tramite e-mail spesso non sono aggiornati ed è difficile separare i thread di posta per attività diverse. I casi richiedono una grande documentazione, che è arduo eliminare le e-mail.

Molte aziende utilizzano ancora la posta elettronica come strumento onnipresente.
Tuttavia, negli ultimi dieci anni, il regno delle e-mail si è spezzato quando le nuove tecnologie sono venute a prendere il sopravvento.

Strumenti di gestione delle attività dedicati ti aiutano a raccogliere, condividere e dare priorità al tuo lavoro. Gli strumenti di gestione del progetto ti offrono schede integrate e diagrammi di Gantt per rimanere coordinati. Le piattaforme di gestione dei casi ti aiutano ad affrontare le preoccupazioni dei clienti o i bug del prodotto con la documentazione completa. I servizi di messaggistica promettono più comunicazioni chat istantanee per i team dispersi. E, naturalmente, il software di gestione dei processi aiuta a semplificare i processi principali.

Il dominio delle e-mail continua a diminuire man mano che le aziende trovano soluzioni migliori per gestire casi d’uso specifici.

Troppi software

Qualunque responsabile IT ti dirà che uno dei loro maggiori problemi è la gestione di troppi software. Non solo ogni tipo di lavoro richiede ora una soluzione diversa, ma spesso ogni reparto all’interno di un’azienda non è soddisfatto utilizzando la stessa opzione degli altri.

Mentre i team più pazienti e avanzati possono utilizzare le API e altri strumenti per consentire la comunicazione tra software, il panorama è molto diviso e richiede un’intensa quantità di lavoro manuale per spostare i dati da un sistema all’altro.

A causa della frammentazione, le aziende spendono migliaia di euro in soluzioni software multiple che spesso hanno molte sovrapposizioni di funzionalità e alcune che sono copie decisamente l’una dell’altra.
In un lasso di tempo molto breve, la gestione del lavoro è passata da un singolo applicativo a dozzine se non a centinaia di strumenti più piccoli.  

L’opportunità d’oro per il consolidamento della gestione dei processi

Il BPM ha seguito lo stesso percorso delle altre discipline. Lavora sodo per definire i suoi confini, per rendere i processi più efficienti e continua a migliorare le funzionalità.
La gestione dei processi richiede una tecnologia più strutturata e sofisticata.

Dopotutto, il maggiore onere dei responsabili IT ora oltre a migliorare la gestione dei processi, è la riduzione degli attori che servono a determinati processi.

Grazie alla loro tecnologia avanzata, gli strumenti BPM possono fare il salto di qualità nel fornire più soluzioni per la gestione del lavoro.

 

 

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