Il diagramma di Gantt è lo strumento di pianificazione e gestione dei progetti che rappresenta graficamente le attività da svolgere nel tempo. Prende il nome dal suo inventore Henry Gantt, ingegnere meccanico e consulente gestionale statunitense che lo sviluppò nei primi anni del XX secolo.

È un sistema fondamentale per organizzare progetti in maniera strutturata, assicurando una chiara visualizzazione del flusso di lavoro e della struttura dello stesso. Agevola così il monitoraggio di risorse, attività e tempistiche, facilitando la gestione del progetto.

La sua struttura

Assi principali

• L’asse orizzontale rappresenta il tempo (giorni, settimane, mesi…)
• L’asse verticale elenca le attività o le fasi del progetto

 

Barre orizzontali

• Ogni barra corrisponde a un’attività, con lunghezza proporzionale alla durata prevista di quell’attività

 

Sequenza e dipendenze

• Le attività possono essere interconnesse, mostrando dipendenze

 

Perché è importante

Visualizzazione chiara del progetto

• Fornisce una panoramica precisa di ciò che deve essere fatto, quando e chi ne è il responsabile
• Rende facile individuare le priorità e le scadenze

 

Pianificazione efficace

• Aiuta a suddividere un progetto complesso in compiti più gestibili
• Permette di stimare con precisione il tempo e le risorse necessarie

 

Gestione delle risorse

• Mostra quali attività possono essere eseguite in parallelo, consentendo una migliore allocazione delle risorse

 

Monitoraggio e controllo

• È utile per confrontare lo stato attuale del progetto con il piano originale, identificando efficienze, ritardi o colli di bottiglia

 

Comunicazione

• Facilita lo scambio di informazioni tra i membri del team e con gli stakeholder, assicurando che tutti abbiano un quadro comune

 

Gestione delle dipendenze

• Evidenzia le attività interdipendenti, aiutando a evitare ritardi causati da attività critiche

 

Le sue criticità

Mancanza di adattabilità in tempo reale

• Un diagramma di Gantt, anche se dinamico, richiede generalmente un intervento del responsabile di progetto per aggiornare costantemente e modificare la sua struttura
• Aggiornamento manuale dello stato di attività

 

Complessità di gestione in team numerosi e difficoltà nel gestire rischi e incertezze

• Il referente che crea e tiene aggiornato il diagramma deve considerare molti aspetti, come orario lavorativo, occupazioni e imprevisti
• Gestione allocazione risorse per evitare sovrallocazione e problematiche tra più progetti

 

Mancanza di visione globale

• Il responsabile deve consultare le rendicontazioni per conoscere il reale stato d’avanzamento
• Un diagramma di Gantt è dettagliato, ma a volte manca di una visione d’insieme sugli obiettivi aziendali

 

Dipendenze rigide e impatti a catena

• Se una fase subisce ritardi, potrebbe ripercuotersi su tutto il progetto, richiedendo continui aggiornamenti manuali

 

Complessità nella gestione di progetti estesi

• Nei progetti con molte attività, il Gantt può diventare sovraffollato e difficile da leggere

 

Focus sulle tempistiche piuttosto che sui risultati

• Si concentra sul “quando” ma non sempre sul “come” o sulla qualità del risultato

 

Richiede competenze specifiche nella gestione dei progetti

• Può essere complesso da utilizzare senza competenze specifiche

 

Il Gantt gestito dal BPM è la soluzione?

L’integrazione di un diagramma di Gantt in un sistema di Business Process Management risolve molte criticità, estendendo e potenziando le funzionalità. La pianificazione e gestione dei progetti diventano un processo fluido, dinamico e collaborativo.

Questa sinergia offre valore aggiunto in:

• Gestione dinamica dei cambiamenti
• Visione centralizzata e integrata
• Automazione delle operazioni ripetitive
• Analisi dei dati e gestione dei rischi
• Migliore collaborazione e trasparenza
• Monitoraggio in tempo reale
• Integrazione con altri sistemi aziendali
• Pianificazione ottimizzata delle risorse