Della relazione uomo-tecnologia se ne discute incessantemente in dibattiti molto eterogenei tra loro. E lo scenario è conteso tra tech lover, atei e agnostici che non ritengono di poter prendere oggi una posizione a favore o contraria rispetto al digitale.

Certo è che, il rapporto tra lavoro e tech è sempre stato complesso e, nel tempo, ha portato con sè parecchie contraddizioni.

Tuttavia, quando si tratta di gestione dei processi aziendali, l’impiego di app; strumenti e piattaforme software può consentire ai propri dipendenti di interagire con le diverse informazioni -e tra loro- in modo efficiente e in real time.
Per questo motivo, indipentemente dallo schieramento morale, è oggettivo che la scelta di uno strumento BPM adatto alla propria organizzazione possa essere un valore aggiunto non indifferente.

Diversi player però si rivolgono a strumenti e tecnologie non coerenti e/o funzionali per la propria azienda e, nella decisione ultima di quale tool adottare, prescindono dal ruolo che le persone svolgono nel successo organizzativo.

Parlando di intelligenza artificiale; di automazione di processi; di robotica e di realtà virtuale, il ruolo degli umani può sembrare correre il rischio di diventare obsoleto nel raggiungimento dell’eccellenza operativa. Ma non è così: le persone sono al centro di sforzi e miglioramenti dei processi aziendali.
Sarebbe tuttavia utopico suggerire che i team potrebbero essere parimenti efficaci e performanti senza l’utilizzo di sistemi informatici. Ed è per questo che, l’approccio più funzionale tra tecnologia e persone, è il bilanciamento tra i due.

Corrispondenza tra tecnologia e necessità umane

Le organizzazioni che hanno sperimentato il successo nella ricerca dell’eccellenza operativa lo hanno capito e stanno diventando più sensibili nel coinvolgere i rispettivi team nella scelta di tecnologie che corrispondano ai bisogni e alle abitudini degli stakeholder, contribuendo nel contempo a semplificare ambienti complessi.

Sarà quindi necessario capire il livello di preparazione della propria organizzazione; gli obiettivi che si vogliono perseguire grazie ai miglioramenti dei processi e le motivazioni che hanno determinato la volontà di ottimizzare questi ultimi. Si pensi dunque a come vengono gestiti i propri processi oggi e quali risorse si hanno a disposizione per guidare e supportare le iniziative di miglioramento.

I requisiti di sviluppo inoltre incideranno anche sui criteri di selezione della piattaforma prescelta, quindi è bene avere chiare la proiezione delle esigenze anche nel prossimo futuro. E nonostante queste possano variare nel tempo, vengono elencate a seguire cinque caratteristiche e funzionalità da ricercare in occasione della software selection istituita per identificare il BPM ideale.

Fit utente

Tra le principali priorità aziendali dovrebbe esserci quella di determinare se un sistema BPM sarà adatto alle esigenze dei propri stakeholder.
È fondamentale tenere a mente che gli specialisti dei processi tecnici e i dipendenti in prima linea, hanno requisiti e competenze differenti: questo perché gli utenti devono poter interagire facilmente con il software scelto per risparmiare tempo e fatica. Al contrario, qualora un sistema fosse troppo difficile da utilizzare, i dipendenti lo
ignoreranno optando per soluzioni alternative.
Inoltre, il BPM dovrebbe essere reso disponibile all’intera organizzazione. Questo perché i fruitori che lo utilizzeranno quotidianamente sono le persone che meglio conoscono i processi aziendali e, per questo, possono dare spunti fondamentali per valutare possibili situazioni critiche negli attuali processi e coinvolgerli nella pianifica delle migliorie future.

Funzionalità di gestione dei cambiamenti

La governance è fondamentale per il successo degli sforzi di miglioramento del processo, quindi è necessario ricercare uno strumento che la faciliti.

Considerato il ritmo di cambiamento nella maggior parte delle aziende, le funzionalità da individuare includono la possibilità di modificare o aggiornare facilmente i processi; il controllo della versione; la possibilità di mantenere un registro di chi utilizza il sistema e la capacità di tenere traccia dei componenti modificabili per i revisori. Non è quindi sufficiente semplicemente acquisire i processi statici.

Supporto per la collaborazione

Gli strumenti BPM dovrebbero consentire e incoraggiare la collaborazione attiva e lo scambio di idee. Idealmente questi dovrebbero tenere traccia dei suggerimenti per il miglioramento e il feedback e dovrebbero tenere un registro di quando questi vengano eseguiti con successo.

Scalabilità

Il software di gestione dei processi deve essere “a prova di futuro” – un sistema le cui capacità possono espandersi man mano che la propria attività evolve. Strumenti come Word e Power Point sono spesso insufficienti su questo fronte perché non sono appunto scalabili. Il piano di implementazione dovrebbe includere lo sviluppo di
un’infrastruttura IT con risorse sufficienti per supportare una piattaforma BPM scalabile.

ROI

Il Return on Investment nella scelta di un software è essenziale per valutare se l’investimento genererà un valore economico per l’azienda. Questo calcolo confronta i benefici attesi con i costi totali del software, aiutando a prendere decisioni informate sull’acquisizione e sull’implementazione.
Indipendentemente dal livello di investimento in una piattaforma di gestione dei processi, gli strumenti designati devono sempre generare un ritorno economico e un valore tangibile per l’azienda.