A che cosa serve il BPM per un’azienda che ha già implementato un ERP? In questo caso è davvero necessario un sistema BPM?

È difficile immaginare un’azienda che operi senza un supporto ERP. Tuttavia, la maggior parte delle aziende che hanno implementato un ERP affrontano presto il problema di adeguare i loro processi codificati alle mutevoli richieste dei clienti e alle condizioni del mercato. È noto che qualsiasi aggiornamento di un grande sistema ERP è piuttosto rischioso per l’azienda e richiede investimenti significativi. Nel momento in cui vengono aggiunte nuove funzionalità, gli aggiornamenti potrebbero diventare irrilevanti e fornire un ritorno sull’investimento minimo o nullo.

Per rendere la tua infrastruttura IT più flessibile e adattabile al mutevole contesto aziendale, potrebbe essere una buona idea integrare l’ERP con un sistema BPM .

Eccoti qui sotto quattro possibili scenari di coesistenza per il BPM ed un ERP

Dalla nostra esperienza, abbiamo imparato che il BPM e un ERP possono coesistere con maggior successo. Ci sono quattro possibili scenari:

1 – Il BPM aggiunge alla funzionalità ad un ERP

Poiché l’automazione dei processi nell’ERP è lunga e costosa, le aziende spesso scelgono di automatizzare solo i loro processi principali o le aree di processo più critiche. Cos’è un processo fondamentale? È l’attività principale dell’azienda, che mira a realizzare un profitto. Prendiamo ad esempio una fabbrica di mobili, il suo processo di base si presenta come segue: in primo luogo, procurano materiali e producono mobili, quindi assemblano, consegnano i mobili al cliente e forniscono servizi di garanzia.

Spesso i processi principali sono automatizzati solo in parte. Nella fabbrica di mobili, l’approvvigionamento e la produzione possono essere gestiti da un sistema ERP, mentre i servizi di consegna, assemblaggio e garanzia rimangono comunque operazioni manuali.

Un sistema BPM può essere utilizzato per coprire aree di processo non automatizzate, al fine di ridurre i rischi, migliorare la flessibilità e la sostenibilità del processo principale.

2 – L’ ERP si occupa dei processi principali mentre il BPM automatizza i processi di supporto

I processi di supporto sono progettati per fornire supporto per i processi principali; a differenza dei processi centrali, non generano profitto e spesso causano un calo della produttività. Torniamo al nostro esempio della fabbrica di mobili. Se una rettificatrice si rompe, il processo principale verrà sospeso fino al completamento del lavoro di riparazione. Il lavoro di riparazione non è altro che un processo di supporto. Se è ben organizzato, l’attrezzatura sarà riparata senza indugio, i tempi di fermo saranno ridotti e le perdite di produttività saranno minime.

Un altro esempio è il licenziamento di un dipendente che lavora con la macchina. Trovare e assumere un nuovo dipendente è un altro processo di supporto. Nelle grandi aziende tali processi possono essere a centinaia e tutti incidono più o meno sul processo di base.

Se un processo core può essere automatizzato con successo tramite un sistema ERP, per i processi di supporto, niente è meglio di un BPMS.

3 – Il BPM si integra con un ERP

Non è un segreto che alcuni fornitori di ERP forniscano le loro migliori pratiche per l’automazione dei processi di base. Di conseguenza, le aziende che non dispongono di risorse per la personalizzazione devono riorganizzare il proprio lavoro per soddisfare le best practice per il settore fornite da un fornitore ERP. In alcuni casi, la riorganizzazione non richiede grandi investimenti, ma il più delle volte, i processi aziendali consolidati semplicemente non possono essere adattati in questo modo.

A questo proposito, un sistema BPM viene utilizzato per automatizzare i processi con logica complessa. Allo stesso tempo, l’integrazione con un ERP fornisce tutti i dati necessari e assicura un funzionamento sostenibile.

4 – L’ ERP per automazione, il BPM per controllo

Molte grandi aziende che hanno investito nell’automazione dei loro processi con un ERP non sono soddisfatte della mancanza di strumenti di monitoraggio dei processi. Le aziende hanno bisogno di un sistema che consenta loro di monitorare e misurare le prestazioni del processo e i KPI in tempo reale.

Si consideri un processo di origine del prestito, che è tipico per qualsiasi banca. Questo processo è automatizzato con i sistemi IT della banca. Tuttavia, è abbastanza difficile tenere traccia del numero di istanze del processo in esecuzione, controllare la fase del processo corrente e scoprire quanto tempo ci vuole per completare un’operazione. I responsabili delle decisioni sono frustrati dalla mancanza di un facile accesso alle informazioni di cui hanno bisogno sul business. I principali strumenti di monitoraggio di un sistema transazionale (ERP, core banking, ecc.) richiedono molto tempo per generare un report, ma spesso è fondamentale per risolvere i problemi in modalità in tempo reale, trovare ed eliminare rapidamente i colli di bottiglia nei processi aziendali.

In questo caso, un sistema BPM può essere integrato con i sistemi IT dell’azienda per tenere traccia delle modifiche nei processi in tempo reale. Molti sistemi BPM consentono di configurare i KPI di processo e offrono dashboard per il monitoraggio in tempo reale. Lavorando come un componente aggiuntivo dei sistemi IT dell’azienda, forniscono trasparenza e facilitano il processo decisionale tempestivo.

 

Conclusione

Sebbene entrambe le tecnologie possano esistere indipendentemente, abbiamo dimostrato che possono essere efficacemente combinate in un’unica azienda. Mentre l’ERP è il cuore dell’azienda, il BPM supporta i processi vitali dell’azienda fornendo flessibilità e monitoraggio in tempo reale, due elementi fondamentali nell’era dell’innovazione e del cambiamento che stiamo vivendo.

 

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